Há alguns anos, antes da obrigatoriedade do eSocial, para uma empresa prestar contas de suas obrigações fiscais, era necessário, além de reunir toda documentação, enviar os mesmos documentos a diferentes órgãos governamentais.
O que gerava um caos desnecessário e gastos das empresas e órgãos públicos. De encargos com contadores, papel e envio, até horas gastas pelos analistas para verificarem os mesmos documentos.
O que é eSocial?
O eSocial dá nome ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Sendo ele um sistema digital unificado no qual empresas enviam dados relativos ao trabalhador a federação.
O principal objetivo é reduzir a burocracia do processo e garantir fiscalização e transparência. Sua obrigatoriedade foi implementada em 2019, conforme a Portaria do Ministério da Economia nº 300 e a Portaria da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho nº 716.
Apesar do processo em si não modificar nenhuma lei, ele exige das empresas uma adaptação de todos os profissionais envolvidos. Pois há etapas diferentes e adaptações conforme o porte da empresa.
Como funciona o eSocial?
As instituições devem enviar periodicamente as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas para a plataforma. Estão entre essas informações admissões, demissões, afastamentos, férias, remunerações, contribuições previdenciárias, entre outros eventos.
Esses dados só podem ser enviados ao Governo Federal pela plataforma digital. Os funcionários e todos os seus dados são cadastrados no sistema.
Mensalmente os eventos envolvendo os colaboradores, como salários, afastamentos e horas extras, também devem ser registrados na plataforma.
Informações enviadas ao eSocial
Há uma série de informações que devem ser enviadas ao eSocial, há ordens específicas para cada uma delas. Essas são separadas em eventos, durante os últimos anos eles sofreram alterações, mas, em geral, são:
Eventos de Tabela: aqueles que não possuem data específica para acontecer, assim como dados do trabalhador e da empresa.
Eventos Não Periódicos: os que não têm uma data específica para acontecer por dependerem de acontecimentos para necessidade de envio.
Eventos Periódicos: aqueles com ocorrência periódica com data pré-definida.
Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (SST):
S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT).
S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador.
S-2240: Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco.
Quais as obrigações foram substituídas pelo eSocial
Desde o início do eSocial ele vem substituindo obrigações, a tendência é centralizar todas na plataforma, confira algumas delas:
GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social).
São as informações relacionadas à Previdência Social, como remunerações, contribuições previdenciárias, sobre os trabalhadores e seus vínculos empregatícios.
RAIS (Relação Anual de Informações Sociais).
Dados dos trabalhadores, como nome, data de nascimento, remuneração, vínculo empregatício, entre outros dados que devem ser informados anualmente.
CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).
Admissões e demissões de empregados.
CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho).
Os acidentes de trabalho passam a ser enviados diretamente pelo eSocial, utilizando o evento específico para Comunicação de Acidente de Trabalho (S-2210).
LRE (Livro de Registro de Empregados).
A plataforma substituiu a obrigatoriedade do Livro de Registro de Empregados físico.
Mudanças no eSocial em 2023
No início de 2023 saiu uma nova versão do eSocial a Versão S-1.1, em maio essa foi atualizada para a Versão S-1.2. A última versão será implementada em novembro de 2023.
Houve mudanças no layout da plataforma, alguns eventos foram excluídos, e algumas implicações futuras como as dos eventos S-2240: código de processo judicial e S-2220: CRM de médicos para trabalhadores no exterior.
Vantagens do eSocial para empresas
O eSocial é vantajoso para toda a sociedade, proporciona economia no setor público, maior controle e transparência para os funcionários e inúmeras vantagens para empresas como:
Simplificação e padronização das obrigações, ao unificar as informações, elimina a necessidade de várias obrigações acessórias. Simplificando, assim, o processo, reduzindo a burocracia e padronizando as informações enviadas.
Redução de erros e inconsistências, com as validações e cruzamentos automáticos de dados, há identificação de erros e inconsistências antes do envio. As empresas podem corrigir os problemas previamente, evitando multas e penalidades futuras.
Controle e gestão das informações trabalhistas, os dados são organizados de forma centralizada e atualizados em tempo real, facilitando a gestão e acesso às informações dos empregados.
Agilidade no cumprimento de obrigações, com a simplificação do envio das informações, elimina a necessidade de preencher e enviar diversos formulários e declarações separadamente. Assim, agiliza o cumprimento das obrigações, reduzindo o tempo e esforços.
Transparência e segurança, a plataforma promove transparência nas relações de trabalho, pois os órgãos governamentais têm acesso às informações atualizadas e consistentes. Além disso, utiliza certificados digitais e criptografia, garantindo a segurança e a confidencialidade dos dados.
Penalidades e multa do eSocial
Não cumprir com as obrigações do eSocial e enviar informações incorretas ou fora do prazo podem acarretar multas e penalidades. Elas variam conforme a natureza da infração, legislação atual, gravidade da infração e porte da empresa.
A fiscalização e aplicação das multas são de responsabilidade dos órgãos competentes, como a Receita Federal, o Ministério do Trabalho e a Previdência Social. Alguns exemplos são:
Multa por atraso no envio das informações: O valor dessa multa pode variar segundo o tempo de atraso e com o número de empregados envolvidos.
Multa por omissão de informações: O valor pode variar segundo a gravidade da omissão ou da informação incorreta.
Exemplos: falta de registros, não pagamento de verbas trabalhistas.
Multa por infrações trabalhistas: Caso se identifiquem irregularidades nas informações prestadas a empresa estará sujeita a multas específicas relacionadas a essas infrações.
Penalidades previdenciárias: Se a empresa não cumprir corretamente as obrigações, poderá sofrer penalidades previdenciárias, incluindo multas e juros sobre os valores devidos.
Exemplos: recolhimento das contribuições previdenciárias.
Premium Saúde Ocupacional eSocial
Para evitar os encargos gerados por multas e penalidades, as empresas devem estar em dia com as obrigações do eSocial, realizando a transmissão correta e no prazo, mantendo as informações atualizadas.
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Fontes:
