As obrigações de Segurança e Saúde do Trabalho são complexas, e algumas vezes, podem passar batidas no cotidiano das empresas.
É comum profissionais que cuidam dos setores de RH pensarem estar em dia com todas elas, mas esquecerem que precisam fazer os exames periódicos. Essa obrigação, sem organização, é um pesadelo administrativo e um risco ocupacional.
Deixar passar o prazo de um exame não é apenas uma infração trabalhista passível de multas pesadas pela fiscalização do Ministério do Trabalho, mas, sobretudo, uma falha grave no monitoramento da saúde do colaborador.
Por que fazer a gestão dos exames periódicos?
- Conformidade legal: atende ao disposto na NR-7 (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e evita autuações;
- Prevenção de riscos: identifica precocemente alterações na saúde do trabalhador relacionadas à sua função;
- Redução de custos: minimiza afastamentos por doenças ocupacionais, gastos com multas e ações trabalhistas;
- Tomada de decisão: oferece dados concretos para revisar ambientes de trabalho, EPIs e procedimentos;
- Valorização do colaborador: demonstra preocupação genuína com o bem-estar da equipe.
Gestão dos exames periódicos de SST: o que precisa ser controlado
- Tipo de exame: admissional, periódico (com sua frequência: anual, bienal, etc.), de retorno ao trabalho, de mudança de função, demissional;
- Cargo/função e seus riscos: define a periodicidade e os tipos de exames necessários (clínicos, audiometria, acuidade visual, etc.);
- Data da última realização e próxima data prevista;
- Status do exame: “Agendado”, “Realizado”, “Laudo Pendente”, “Apto”, “Apto com Restrições”;
- Clínica/fornecedor: onde o exame foi ou será realizado;
- Documentação: guardar e organizar os laudos médicos de forma acessível e confidencial.
Entenda mais sobre exames ocupacionais obrigatórios.
5 opções para o controle e gestão dos exames periódicos de SST
Confira opções para gestão e controle dos exames periódicos de SST, do método mais básico ao mais avançado. A escolha depende do tamanho da sua empresa, do orçamento e da complexidade do quadro de riscos.
Opção 1: planilha eletrônica (Excel/Google Sheets)
Para quem:
Pequenas empresas com até 20 colaboradores.
Como fazer:
Crie uma planilha com colunas para: Nome do Colaborador, Função, Riscos, Data do Último Exame, Próximo Exame Previsto, Tipo de Exame, Clínica, Status, Observações.
Use fórmulas de data para calcular automaticamente a próxima data com base na última realização. Utilize filtros e formatação condicional (ex.: células em vermelho para exames vencidos) para visualização rápida.
Vantagens:
Custo zero (ferramentas gratuitas), flexibilidade, fácil de começar.
Desvantagens:
Alto risco de erro humano, difícil escalabilidade, colaborativo limitado (risco de versões desatualizadas), notificações manuais, segurança frágil dos dados.
Opção 2: calendário compartilhado + planilha
Para quem:
Equipes pequenas que já utilizam ferramentas como Google Calendar ou Outlook.
Como fazer:
Mantenha a planilha da opção 1 como base de dados e crie um calendário corporativo dedicado à SST. Insira eventos para cada vencimento de exame, com alertas (notificações) configuradas com 30, 15 e 7 dias de antecedência.
Vantagens:
Adiciona um sistema de lembretes visuais e notificações, melhorando a proatividade.
Desvantagens:
Duplicação de trabalho (atualizar planilha + calendário), risco de inconsistência, gestão documental ainda separada.
Opção 3: software de gestão de RH ou ERP
Para quem:
Empresas de médio porte que já utilizam sistemas integrados como TOTVS, SAP, Oracle.
Como fazer:
Explore o módulo de RH ou SST do seu sistema atual. Cadastre os colaboradores, funções, riscos e periodicidades. O sistema geralmente calcula automaticamente as datas futuras e pode emitir relatórios.
Vantagens:
Centralização de informações (dados do colaborador já estão lá), possibilidade de integração com folha de pagamento, maior segurança.
Desvantagens:
Pode ser um módulo pago à parte, a funcionalidade específica para SST às vezes é limitada ou pouco flexível, e sua equipe ou você precisará se adaptar e aprender a usá-la.
Opção 4: software especializado em SST
Para quem:
Empresas de médio a grande porte, ou de alto risco (indústria, construção), que priorizam uma gestão SST.
Como fazer:
Pesquise e invista em uma solução dedicada, como SST, SafetyTrab, NauWork, ou outros. Esses sistemas são feitos sob medida: controlam exames, PPRA, PCMSO, EPIs, treinamentos, incidentes, tudo em uma única plataforma.
Vantagens:
Automatização total (cálculos, notificações por e-mail), relatórios poderosos, checklists digitais, armazenamento em nuvem dos laudos, conformidade com normas específicas, acessível de qualquer lugar.
Desvantagens:
Custo de aquisição/licença, necessidade de configurar e alimentar o sistema inicialmente.
Opção 5: terceirização com uma empresa especializada em gestão ocupacional
Para quem:
Empresas que preferem focar no seu negócio e transferir a responsabilidade operacional total.
Como fazer:
Contrate uma empresa especializada para gerir todo o ciclo: agendamento, realização, emissão de laudos, controle de prazos e alertas.
Vantagens:
Terceiriza a dor de cabeça, expertise total do fornecedor, geralmente inclui a realização dos exames.
Desvantagens:
Custo.
Premium Saúde Ocupacional Exames Periódicos
A Célula de Relacionamento da Premium realiza a Gestão da Saúde Ocupacional completa da sua empresa por meio do monitoramento proativo da saúde dos colaboradores.
Esta célula é responsável pelo monitoramento contínuo, assegurando que todos os exames obrigatórios sejam realizados dentro dos prazos legais, para prevenir que nenhum exame seja esquecido ou vença.
A Célula de Relacionamento assume a responsabilidade pelo controle dos prazos e pela organização do processo, permitindo que seu time foque em ações mais estratégicas.